Quel est le processus de stockage d'archives?
Le défi de la gestion des archives en entreprise
La gestion des archives constitue un enjeu fondamental pour les entreprises modernes. Bien que la dématérialisation et la réduction de l’utilisation du support papier aient facilité certains aspects de la gestion documentaire, de nombreux défis demeurent. La gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, doit répondre à des exigences complexes : conformité réglementaire, conservation des archives à valeur probante, ou encore traçabilité dans le cadre de litiges, d’audits ou de transactions commerciales. Il est donc essentiel de mettre en place une politique d’archivage adaptée à l’ensemble des documents d’entreprise.
Les enjeux de la transition numérique
Le passage au numérique, s’il offre de réels avantages, comporte également des risques. La gestion électronique de documents (GED) repose sur des systèmes informatiques performants qui doivent garantir la sécurité, l'intégrité et la disponibilité des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. La numérisation de documents, qu’il s’agisse de courriers, de dossiers administratifs ou de documents d’archives, implique une indexation rigoureuse, l’ajout de métadonnées, et souvent l’utilisation de logiciels d’archivage certifiés. Sans une organisation précise, le risque de perte de données ou de non-conformité aux exigences légales reste élevé, ce qui peut compromettre la valeur probatoire des documents archivés.
La conformité aux réglementations
Un des principaux défis de l’archivage des données réside dans le respect des durées de conservation imposées par le cadre juridique. En fonction du secteur, certains documents doivent être conservés pendant des années, parfois à des fins probatoires. La gestion des droits d’accès, la traçabilité des actions et la conservation sécurisée des documents dématérialisés font partie intégrante du processus de records management. Dans ce contexte, les entreprises doivent mettre en œuvre un référentiel clair et précis, parfois défini avec l’appui d’archivistes ou d’un service des archives interne, afin de garantir une conformité complète aux normes (par exemple, ISO ou NF).
La préservation des preuves légales
Assurer l'intégrité des documents numériques est essentiel pour préserver leur valeur probante. Les documents doivent rester lisibles, authentiques et intacts sur la durée. Cela nécessite l’utilisation de solutions d’archivage numérique capables de garantir un archivage électronique sécurisé, notamment via un coffre-fort électronique ou un système de signature électronique. Ces dispositifs sont conçus pour assurer l’archivage des documents dans des conditions conformes aux obligations légales, facilitant leur restitution en cas de besoin, que ce soit dans un cadre judiciaire, fiscal ou administratif.
Nos solutions d'archivage sécurisées et efficaces
Pour accompagner les entreprises dans leurs démarches d’archivage, nous proposons une solution d’archivage complète et évolutive. Elle permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, qu’ils soient nativement électroniques ou documents papier numérisés. Grâce à notre infrastructure moderne, nous assurons la dématérialisation, la conservation et l’accès sécurisé aux archives, dans un environnement conforme aux standards de la gestion électronique de documents. Nos outils permettent d’archiver les documents de manière probante, avec traçabilité, gestion des métadonnées et automatisation des processus métiers liés à l’archivage.